Het openen van een pop-up op btw-vlak

Hoe zit dat op btw-vlak voor het openen van een zgn. pop-up door bv. een horeca-uitbater? Wat is er ter zake allemaal van belang?

Het openen van een pop-up op btw-vlak

I. De opstart van een pop-up

1. Tweede btw-nummer aanvragen?

Andere rechtspersoon of niet? Dat is inderdaad de eerste vraag. De betrokkene heeft reeds een horecazaak en is bijgevolg reeds geregistreerd als btw-plichtige. Wordt de pop-up geopend door dezelfde rechtspersoon, dan valt die pop-up onder hetzelfde btw-nummer. Er moet dan m.a.w. geen afzonderlijk btw-nummer aangevraagd worden.

Concreet. Opereert de horeca-uitbater nu onder de vorm van een eenmanszaak en wil hij die pop-up ook als eenmanszaak openen, dan valt die pop-up automatisch mee onder zijn huidige btw-nummer. Hetzelfde geldt ingeval de huidige brasserie een vennootschap is en het diezelfde vennootschap is die de pop-up zal openen. Ook dan is er geen apart btw-nummer meer aan te vragen.

Wanneer wel apart btw-nummer nodig? In de omgekeerde zin. Dat is dan concreet het geval als de brasserie nu een eenmanszaak is en de pop-up geopend zal worden door een vennootschap. Hetzelfde doet zich voor als de brasserie nu reeds een vennootschap is en voor de pop-up een tweede vennootschap opgericht zal worden. In die situaties is er dan wel een afzonderlijk btw-nummer vereist.

2. Is er een witte kassa vereist?

Gewone regels ter zake? Ja en die regels zijn u inmiddels genoegzaam bekend. Een witte kassa of m.a.w. een geregistreerd kassasysteem (GKS), zoals dat dan officieel heet, wordt verplicht zodra de omzet uit restaurant- en cateringdiensten op jaarbasis meer bedraagt dan € 25.000, exclusief btw (art. 21bis, §1 KB nr. 1) .

Wat meetellen voor die € 25.000-drempel? Kortweg, alleen de maaltijden die ter plaatse verbruikt worden. De dranken en de meeneemgerechten worden dus buiten beschouwing gelaten.

De 12%-btw-omzet dus? Ja, in theorie alleszins wel. In de praktijk is dat tarief ingevolge corona echter gedaald tot 6% tot eind december 2020, zodat er niet meer geteld kan worden met de 12%-omzet. Of en tot hoelang dan deze tariefverlaging naar 6% nog een keer verlengd wordt ingevolge de nieuwe periode van lockdown is op dit moment nog niet bekend.

Borrelhapjes ook meetellen! Het verbruik ter plaatse van borrelhapjes en versnaperingen, zoals een pakje chips, een reep chocolade, een BiFi-worst, een frisco, voorverpakte kaas- of salamiblokjes, enz., wordt voortaan inderdaad ook als restaurantdienst beschouwd en moet dus ook meegeteld worden om na te gaan of de drempel van € 25.000 overschreden is of niet (circ. 2020/C/86, 29.06.2020, punt 4.) .

Zijn het wel restaurantdiensten? Dat is inderdaad wel van belang. In een pop-upzaak is het nl. niet altijd even duidelijk of het nu gaat om een restaurantdienst dan wel veeleer om een levering van spijzen en dranken. Concreet wordt er daarbij een onderscheid gemaakt naargelang de spijzen in een ruimte binnen of in open lucht verbruikt worden.

Verbruik ter plaatse binnen? Dan is het duidelijk. Beschikt de pop-up over een ruimte binnen die voorzien is van een infrastructuur die de klanten de mogelijkheid biedt om de maaltijden, zittend of staand (gewone tafels, statafels of eetbalie), ter plaatse te verbruiken, dan is er nl. steeds sprake van een restaurantdienst wanneer deze klanten van die infrastructuur gebruikmaken.

Wat als het buiten te doen is? In dat geval is er sprake van een restaurantdienst als de spijzen ter plaatse verbruikt worden én er boven op de terbeschikkingstelling van een (sta)tafel of uitklapbare toog nog minstens één ander dienstenaspect aanwezig is, zoals stoelen, bediening aan tafel, sfeermuziek, terrasverwarmers, enz.

Let op!  Het is van geen belang dat de infrastructuur voor het verbruik ter plaatse zich op een openbare plaats bevindt. Evenmin maakt het uit of de infrastructuur voor het verbruik ter plaatse ter beschikking gesteld wordt door de uitbater van de pop-up, dan wel door een derde, bv. de gemeente of stad (circ. 2017/C/70, 06.11.2017, punt 2.5.2.) .

II. Aparte regels voor de witte kassa en de pop-up?

1. In principe dezelfde regels

Ook effectief € 25.000? Ja, ook al is de pop-up maar bedoeld voor een paar maanden, bv. een half jaar, dan ook geldt de drempel van € 25.000 om na te gaan of een witte kassa verplicht is of niet. U kunt bij een nieuwe pop-up uiteraard niet naar het verleden kijken om na te gaan of de drempel overschreden zal worden of niet. In dat geval gelden echter dezelfde regels als bij een gewone restaurant-starter. Om na te gaan of de drempel overschreden zal worden of niet, moet u zich baseren op de omzetprognose in uw businessplan. Het is natuurlijk niet verboden om sowieso met een witte kassa te werken. Zeker als in de huidige horecazaak al met een witte kassa gewerkt wordt, is het allicht minder een probleem om in de pop-up sowieso ook met een witte kassa te werken, kwestie van die drempel niet in het oog te moeten houden.

Is die € 25.000 niet te prorateren? Neen! Ook al is uw pop-up maar een paar maanden open, de drempel blijft € 25.000. De drempel van € 25.000 is m.a.w. een vast bedrag en wordt niet pro rata het deel van het jaar bekeken.

Onder de drempel? Dan is er geen verplichting om een GKS te gebruiken, maar dan moet wel voor de geserveerde maaltijden en de erbij horende dranken een btw-bonnetje uitreikt worden (art. 22, §1, lid 1, 2° KB nr. 1) . Daarnaast moet u in dat geval ook een dagontvangstenboek bijhouden.

2. Moet de omzet van de pop-up én van de brasserie samengeteld worden?

Elk met apart btw-nummer? Dan zeker niet. Zitten de brasserie en de pop-up bv. elk in een aparte vennootschap, dan geldt de drempel van € 25.000 sowieso voor elke vennootschap afzonderlijk. Btw-technisch gezien gaat het immers om twee verschillende horecazaken.

Beide onder hetzelfde btw-nummer? Neen, ook dan niet. De drempel van € 25.000 moet m.a.w. bekeken worden per inrichting (art. 21bis, §1, lid 2 KB nr. 1) . Ook al vallen beide horecazaken onder hetzelfde btw-nummer, elke zaak heeft zijn eigen grens van € 25.000 om na te gaan of een witte kassa verplicht is of niet.

III. Huur voor een korte termijn verplicht met btw

1. Gaat u langer dan zes maanden huren of niet?

Pop-up is principieel tijdelijk. Dat is de essentie uiteraard, maar dan komt inderdaad ook de mogelijk verplichte huur mét btw om de hoek kijken. Een ‘kortdurende verhuur’ is nl. verplicht onderworpen aan btw als de huurder het pand beroepsmatig gaat gebruiken. Bij een pop-up is dat laatste uiteraard onmiskenbaar het geval.

Wat is kortdurend? Kortweg, voor maximaal zes maanden. Sluit u een huurovereenkomst voor uw pop-up voor vier maanden, dan is die huur dus verplicht onderworpen aan btw. Het is niet van belang of die vier maanden in hetzelfde jaar vallen of niet. Voor de huurder is die btw dan uiteraard wel volledig aftrekbaar.

2. Wat als u bij succes de pop-up verlengt?

U blijft in totaal onder de zes maanden? Geen discussie dan, de huur is in dat geval volledig onderworpen aan btw.

U overschrijdt de zes maanden? Dan kan het laatste contract waardoor de termijn van zes maanden overschreden wordt, niet meer onder de btw vallen. Dat wordt dan een vrijgestelde verhuur. Er wordt wel niet retroactief gecorrigeerd.