Wijzigingen sinds 01.01.2023 omtrent btw-aftrek volgens werkelijk gebruik

Sinds 1 januari 2023 gelden er een aantal belangrijke btw-wijzigingen met betrekking tot de btw-aftrekregels voor gemengde belastingplichtigen.

Wijzigingen sinds 01.01.2023 omtrent btw-aftrek volgens werkelijk gebruik

Sinds 1 januari 2023 gelden er een aantal belangrijke btw-wijzigingen met betrekking tot de btw-aftrekregels voor gemengde belastingplichtigen.

I.                De gemengde btw-plicht

A.    Gevolgen voor het recht op aftrek van btw

Een gemengd btw-plichtig is kortweg een btw-plichtige die zowel prestaties verricht die onderworpen zijn aan btw als prestaties die vrijgesteld zijn van btw op grond van artikel 44 W.Btw. Bent u gemengd btw-plichtig, dan zal u dus op een deel van uw omzet btw rekenen en op een ander deel niet.

Nemen we als voorbeeld een boekhouder die ook in verzekeringen doet. Het boekhouden zelf is dan wel onderworpen aan btw maar de activiteit als verzekeringsmakelaar niet. Hetzelfde voor een arts die zowel therapeutische als niet-therapeutische prestaties verstrekt.

Aangezien er slechts over een deel van de omzet btw gerekend wordt en een deel van de omzet vrijgesteld is van btw, is er ook slechts een gedeeltelijk recht op aftrek van btw. De berekening van dat deel aftrekbare btw moet dan gebeuren volgens ofwel de regel van het zgn. algemeen verhoudingsgetal, ofwel de regel van het werkelijke gebruik (art. 46 W.Btw en KB nr. 3, art. 12-21) .

B.    De methode van het algemeen verhoudingsgetal

Het verhoudingsgetal wordt berekend via een breuk. Het algemeen verhoudingsgetal is nl. een breuk met in de teller de btw-omzet of m.a.w. de omzet die recht geeft op btw-aftrek en in de noemer de totale omzet, dus inclusief de vrijgestelde omzet. Stel dat de totale omzet van uw vennootschap 100 bedraagt waarvan 15 vrijgesteld van btw. Het algemeen verhoudingsgetal is dan 85/100 of m.a.w. 85%.

Dat algemeen verhoudingsgetal bepaalt de mate waarin uw btw aftrekbaar is. In het voorbeeld zal dus m.a.w. slechts 85% van alle btw die u zelf betaalt, aftrekbaar zijn volgens de normale regels.

Het algemeen verhoudingsgetal is vrij toepasbaar. U moet dat m.a.w. niet voorafgaandelijk vragen of voorleggen aan de Btw-controle. Past u als gemengd btw-plichtige deze methode toe om uw aftrekbare btw te berekenen, dan wijzigt er in principe niets op dat vlak.

Bij een controle kan de Btw de aftrek wel betwisten en de methode van het werkelijke gebruik opleggen als zij vindt dat het gebruik van het algemeen verhoudingsgetal tot scheeftrekkingen leidt (KB 26.10.2022, BS 10.11.2022, ed. 2, art. 16; KB nr. 3, art. 18ter).

II.              De methode van het werkelijke gebruik

A.    Hoe werkt dat precies?

Volgens deze regel wordt de btw-aftrek op de beroepsmatige aankopen toegestaan naargelang van het effectieve gebruik van het goed of de dienst. Dat betekent concreet dat de btw op elke factuur die betrekking heeft op de btw-plichtige omzet, in principe voor 100% aftrekbaar is, met inachtname uiteraard van de geldende aftrekbeperkingen en -uitsluitingen. Gaat het daarentegen om een factuur die betrekking heeft op de vrijgestelde omzet, dan is de btw dus in het geheel niet aftrekbaar.

Bij gemengd gebruik, nl. bij facturen die betrekking hebben op beide ‘soorten omzet’, dus zowel op de omzet mét btw als op de vrijgestelde omzet, wordt de btw-aftrek bepaald op basis van een zgn. bijzonder verhoudingsgetal.

Bij toepassing van het systeem van het werkelijke gebruik, moet u uw inkomende facturen onderverdelen in drie categorieën, zijnde:

·        inkomende facturen die rechtstreeks betrekking hebben op het verrichten van met btw belaste prestaties: de btw hierop is in principe voor 100% aftrekbaar;

·        inkomende facturen die rechtstreeks betrekking hebben op het verrichten van met btw vrijgestelde prestaties: de btw hierop is niet aftrekbaar;

·        inkomende facturen die niet rechtstreeks toewijsbaar zijn aan de btw-omzet of de vrijgestelde omzet: de btw hierop is beperkt aftrekbaar en dit volgens de toepassing van een bijzonder verhoudingsgetal.

Het bijzonder verhoudingsgetal kan berekend worden volgens dezelfde formule als het algemeen verhoudingsgetal, dus met die breuk, maar het mag ook op basis van andere criteria, berekend worden. Dat kan dan de inzet zijn van personeel voor elk van de prestaties, de gebruikte oppervlakte, ...

U mag ook werken met verschillende bijzondere verhoudingsgetallen die dan elk gelinkt zijn aan bepaalde kostenposten.

Om de methode van het werkelijke gebruik te mogen toepassen, moet u dat voorafgaandelijk vragen aan de Btw. Pas als de Btw formeel akkoord gaat, mag die methode dan ook effectief toegepast worden.

B.    Wat verandert er vanaf 1 januari 2023?

Iedereen die kiest voor de toepassing van de methode van het werkelijke gebruik, moet een voorafgaande kennisgeving bij de Btw indienen (KB 26.10.2022, art. 15). Dat moet gebeuren via formulier e604A (voor starters) of e604B (voor bestaande ondernemingen) via MyMinfin. Dat geldt zowel voor diegene die wil starten met de toepassing van de methode van het werkelijke gebruik als voor diegene die ze nu reeds toepast.

Wie reeds op 31 december 2022 de methode van het werkelijke gebruik toepast, moet die kennisgeving indienen vóór 1 juli 2023. Degenen die voor het eerst de methode van het werkelijke gebruik zullen toepassen, moeten de kennisgeving indienen vóór het einde van hun eerste aangifteperiode in 2023. Die kennisgeving alleen volstaat niet. Er moet ook de nodige informatie bezorgd worden aan de Btw waaruit moet blijken dat de methode van het werkelijke gebruik gerechtvaardigd is en correct toegepast wordt. Concreet gaat het dan om volgende informatie:

·        het definitief algemeen verhoudingsgetal van het vorige kalenderjaar;

·        het percentage van de inkomende btw toe te wijzen aan een van de drie bakjes of m.a.w. aan:

·        de activiteit mét btw en dus met volledig recht op aftrek;

·        de vrijgestelde activiteit en dus zonder recht op aftrek;

·        de gemengde kosten, met een beperkt recht op aftrek;

·        de toepassing van een of meerdere bijzondere verhoudingsgetallen alsook het globale resultaat van de toepassing ervan op de inkomende btw, toe te wijzen aan de gemengde kosten.

Wanneer de Btw niet akkoord gaat met de toepassing van de methode van het werkelijke gebruik, kan zij deze met retroactieve kracht weigeren via een gemotiveerde beslissing. De Btw heeft tijd tot 31 december 2024 om deze weigeringsbeslissing uit te vaardigen.

Het weigeringsbesluit heeft terugwerkende kracht tot de eerste dag van de aangifteperiode waarin de verklaring is gedaan. De btw-aftrek voor de jaren 2023 en 2024 moet dan, in principe, geregulariseerd worden, hetgeen impliceert dat de afgetrokken btw voor die jaren dan herberekend moet worden volgens de methode van het algemeen verhoudingsgetal.